VBA |

Door slim om te gaan met de mogelijkheden van Excel is er veel meer mogelijk dan de meeste mensen denken. Mogelijkheden die de gebruiker (veel) sneller het werk kunnen laten doen of zelfs volledig automatiseren en daarmee kunnen leiden tot grote tijdswinst voor de gebruiker.

De developers van ExpertExcel hebben tal van Excel tools ontwikkeld die organisaties in staat stelt efficiënter te werken. Tools die aansluiten op hun business en het werk makkelijker en sneller maken. Zo ook voor een organisatie die voor hun klanten visuele inspecties uitvoert op schepen. Dit houdt in dat zij hun klanten een fotorapportage in PDF sturen met conclusies van deze inspectie.

Voorheen dienden gebruikers alle gemaakte foto’s en teksten handmatig samen te voegen in één document, om deze vervolgens om te zetten naar PDF. Een proces wat met gemak een uur in beslag nam. Met tientallen inspecties per maand betrof dit een aanzienlijk deel van de werktijd. Daarnaast betrof het een foutgevoelig proces en bleken uitgestuurde rapportages niet uniform te zijn.

We horen je denken, dit is geen proces waarbij je direct aan Excel denkt. Echter, júist binnen Excel is het mogelijk om dergelijke processen op maat te automatiseren en te versnellen. ExpertExcel heeft voor deze klant een applicatie ontwikkeld die met enkele klikken een exact dezelfde fotorapportage genereert. Niet binnen een uur, maar binnen tientallen seconden.

Het proces om tot een rapportage te komen zijn voor de gebruiker sterk vereenvoudigd in drie stappen:

Klik op de knop om de locatie te selecteren met de foto’s en de foto’s worden ingelezen
Voeg naast elke foto de opmerkingen toe indien ze er zijn
Klik op de knop om er een PDF van te maken in de huisstijl en opmaak van de klant

Deze tool heeft geresulteerd in minder tijd kwijt zijn aan administratief werk en meer tijd hebben voor werk wat leidt tot verbetering van het bedrijf en klanttevredenheid. Daarnaast zorgt de applicatie ervoor dat het eindproduct netter oogt, strakker staat, altijd in exact hetzelfde format wordt opgeleverd en zijn schoonheidsfoutjes verleden tijd – een aanzienlijke vooruitgang in het aangeboden eindproduct dus.

De werkwijze die we hanteren bestaat uit drie stappen:

Intake: een online meeting om de wensen en eisen af te stemmen.
Voorstel: onze klanten ontvangen een inspanningsverwachting en planning.
Ontwikkeling: na akkoord wordt de applicatie of tool op iteratieve wijze ontwikkeld

Voorgenoemde tool hebben we binnen enkele dagen ontwikkeld en was binnen een maand terugverdiend door tijdswinst van de gebruiker.