Categorieën
Uncategorized

Breng leegstand in kaart met interactieve grafiek in Excel

 

Je bent net begonnen als adviseur ruimtelijke ordening. De eerste opdracht is het in kaart brengen van de leegstand bij het lokale winkelcentrum. Na weken wachten heb je dan eindelijk een databestand in Excel. Net op tijd, want over twee dagen mag je een eerste update geven aan de stakeholders. Het liefst wil je iets interactiefs waarbij de betrokken partijen zelf gemakkelijk doorsnedes kunnen maken.

In deze blog laat ik je zien hoe je met behulp van een draaitabel en slicers, snel en simpel een interactief overzicht en een grafiek maakt.

Dit is het databestand wat je hebt gekregen.

En dit is het interactief overzicht waar we naar toewerken, met aan de linkerkant de slicers waarmee makkelijk gefilterd kan worden.

Databewerking

In het databestand staat in kolom G het bouwjaar. Het is niet handig om alle bouwjaren als filteroptie te geven in de slicer. De  lijst met mogelijkheden zou superlang worden. Daarom voegen we een kolom toe en maak je er categorieën van met behulp van de volgende formule:

=IF(ISBLANK(G2);”Onbekend”;IF(G2<1945;”<1945″;IF(G2<1970;”1945-1970″;IF(G2<1990;”1970-1990″;IF(G2<2010;”1990-2010″;”>2010″)))))

Verder ziet het bestand er goed uit.

Visualisatie

Met behulp van een draaitabel gaan we het interactief maken. De slicers kan je namelijk alleen gebruiken in combinatie met een draaitabel. Allereerst selecteren we de data in het databestand, kolom A t/m L. Dan via de menuknop invoegen, kies je voor draaitabel.

Klik ok op het volgende venster om de draaitabel op een nieuw werkblad te zetten.

Je krijgt daarna het volgende te zien op je werkblad.

De velden uit het datawerkblad kan je nu in kolommen en rijen weergeven. Ook kan je, indien nodig, waarden totaliseren door velden naar het venster rechtsonder te slepen (values). We slepen  Onderneming_branche in de rij en tellen Pand_straatnaam in de values.

Als Excel standaard de waarden totaliseert (sum), dubbelklik dan  op het veld in de values, en kies tellen (count).

Nu zien we in één oogopslag hoeveel leegstand we hebben. We missen alleen nog een mooie visualisatie om dit in verhouding te zien. Door met de cursor in de draaitabel te staan, kies je voor invoegen draaigrafiek.

De volgende grafiek verschijnt dan.

Dit geeft al mooi weer hoe de verhouding zijn, maar het kan nog beter. Met rechtermuisknop in de grafiek, kies ik voor een circeldiagram. Bovenaan kies ik eerst voor style 3 en daarna voor style 6.

Door deze volgorde te kiezen heb ik gelijk ook percentages in de donut staan.

Ik wil ook graag de waarden uit de draaitabel er in terugzien. Door te dubbelklikken op een van de percentages in de grafiek verschijnt er rechts een venster met opties. Ik kies ook voor value en de scheid de waarden door een nieuwe regel.

Verder pas ik de titel aan door er op te dubbelklikken.

Detailinformatie

In de volgende stap maken we een overzicht met meer details. Je kopieert en plakt de draaitabel naar cel N4 voor meer ruimte in het Excel werkblad. De grafiek sleep je daaronder.

De ene draaitabel begint nu op D4 en de andere in N4. In de draaitabel in D4, selecteer je de volgende velden voor in de rijen:
Eigenaar_Soort, Onderneming_Branch, Pand_Straatnaam, Pand_Huisnummer, Pand_Huisnummer_toevoeging, Pand_Bouwjaar, Locatus_Branch en Contactgegevens pandeigenaar.

Ook kunnen de headers wat klantvriendelijker gemaakt worden in regel drie.

Interactieve filters

Als laatste stap gaan we de interactieve filters toevoegen: de slicers. Filteren op straatnaam, bouwjaarcategorie,  type eigenaar en op Onderneming branche, geven het meeste inzicht.

De slicers zet je netjes onder elkaar in de eerste drie kolommen. Het aanpassen van de naam kan via Slicer Settings (rechtermuisknop). Vink dan gelijk ‘items verbergen zonder data’ aan. Dit zorgt ervoor dat je geen ‘lege’ knoppen krijgt.

Als je in de draaitabel staat en vervolgens klik op Filter Connections, dan zie je welke slicers verbonden zijn met de draaitabel. Als het goed is met alle vier.

Om de slicers ook te verbinden met de draaitabel in N4 met zijn bijbehorende grafiek, gaan we in de de draaitabel (N4) staan en klikken via Filter Connections ook bovenstaande vier slicers aan.

Het resultaat

Als je nu op ‘leegstand’ klikt in de bovenste slicer, dan wordt zowel de detailinformatie gefilterd als de grafiek. Ook zie je dat de keuzes in de andere slicers meebewegen met je eerst keuze. Zo kan je bijvoorbeeld in de tweede slicer alleen maar verder kiezen uit de Institutionele en Particuliere belegger. Simpelweg omdat dit de twee type eigenaren zijn met leegstand.

In dit voorbeeld heb ik voor een prettige weergave de grafiek over de draaitabel in N4 heen gesleept.In het detailoverzicht heb je verder direct de belangrijkste informatie beschikbaar en kan je gelijk in actie komen door de betreffende pandeigenaar te benaderen voor meer informatie.

De visualisatie voegt in deze filtering niet zoveel toe, maar wel als je bijvoorbeeld alleen filtert op de bouwjaren 1990-2010 in de Ferdinand Bolstraat. Dan zie je gelijk dat de selectie slechts twee branche categorieën heeft.

Je kan in dezelfde slicer ook meerdere waarden selecteren. Dat doe je door eerst de multi-select aan te zetten met de groene vinkjes. Filtering weer ongedaan maken, doe je met het kruisje bij de filter helemaal rechts van de slicer.

Nu ben je in staat om zelf je volgende draaitabel met interactieve grafiek te maken.

Succes!

Categorieën
Uncategorized

HR performance verbeteren – hoe doe je dat met Excel?

Je bent een succesvolle HR manager met verschillende regio’s onder je hoede. Onder de maat presterende regio’s is jouw volgende actiepunt. Het verzuim verlagen, het verloop verminderen, het opleidingsniveau verbeteren en de wervingsefficiëntie verhogen.

Waar te beginnen? Je hebt gelukkig wel de data beschikbaar. Dat is al een hele stap. Maar hoe kom je nou van die data naar actiegerichte inzichten?

In deze blog laat ik je zien hoe je met een paar simpele stappen de juiste inzichten krijgt.  We nemen verzuim als voorbeeld. Visualisatie is cruciaal. Daar heeft Excel mooie grafieken voor beschikbaar.

Ons einddoel is een inzichtelijk dashboard te gebruiken bij het volgende management overleg:HR dashboard

Stap 1: Data voorbereiden

We scheiden de brondata van de grafiek data door middel van celverwijzingen.Brondata en Grafiek dataDus in cel K4 verwijzen we naar cel B4 met ‘de formule’ =B4
Dat doen we ook voor de rest van de cellen. In kolom Q voeg ik nog extra data toe die niet uit het bronsysteem komt. De branchecijfers. Door middel van de celverwijzing kunnen nieuwe periodes op dezelfde manier verwerkt worden. Kopiëren en plakken over de oude brondata en voilà bijgewerkte grafieken! Even opslaan onder een nieuwe naam natuurlijk.

Stap 2: Grafieken maken

Selecteer de grafiek data (J3 tm Q8).

Selecteer een 2D kolom grafiek.
2D kolom grafiekZelf heb ik voor stijl 6 gekozen.
Grafiek stijl 6

Stap 3: Grafiek finetunen

Nu hebben we met de basis lay-out een mooi begin, maar nog niet precies wat we willen hebben.
Basis grafiek in ExcelWe willen graag per leeftijdsklasse de verschillend regio’s naast elkaar hebben. Klik hiervoor op verwissel rij/kolom.
Wissel rij/kolomDe grafiekkop typen we zelf wel in Excel. Door Chart title aan te klikken, kan je die met een druk op de delete knop, verwijderen. Hetzelfde geldt voor de legenda onder de kolommen en de waarden van de Y-as. Verder maak ik de grafiek wat minder hoog.
Excel grafiekOm de verzuimpercentages in de kolommen te zien, klikken we op Toevoegen grafiek element. Via diezelfde knop kunnen we onder Gridlines, de lijnen uitzetten. Toevoegen grafiek elementen

Als we de tekst van de percentages wit willen, dubbelklikken we in de grafiek. Rechtsboven komt dan een venster naar voren waar we de tekstkleur kunnen aanpassen.Formatteren grafiektekst

Jammer alleen dat gelijk ook het X-as label wit wordt. Via het format menu van de grafieken kan je links de horizontale as selecteren. Je kan je daarna zoals als hierboven beschreven de tekstkleur van het X-as label aanpassen naar bijvoorbeeld donkergrijs.
selecteren grafiekonderdeelOm de grootte van het lettertype aan te passen gebruik je de gebruikelijke formattools.aanpassen lettertype in grafiek

Dan hebben we nu alleen nog de branche cijfers in een aparte kolom. Daar willen we een gestreepte lijn van maken per regio.
excel grafiekDubbelklik op de laatste kolom. Aan de rechterkant verschijnt weer een venster. Pas de serie aan naar de tweede as met een afstand grootte van 10%.

aanpassen dataseries

Klik vervolgens op de verfemmer en zet de vulling en de border zoals hier rechts. Bij Dashtype kies ik de vierde van boven.selecteren dash type

Dat resulteert in de volgende grafiek:
excel grafiekMet de waarden van de branche geselecteerd, door op de stippellijn te klikken, voegen we weer via Toevoegen Grafiek element een datalabel toe (buiten de kolom). Selecteer de branchewaarden en maak via de format tools de fontkleur zwart. Hiermee verschijnen de waarden weer.

Voor de duidelijkheid vullen we de achtergrond van de branchewaarden met wit en maken we het af met een zwarte grensrand.
achtergrond vullen en grensrand zwart maken

 

Als laatste stap zetten we de grafiek netjes op een apart tabblad.
apart excel tabblad

Met behulp van bovenstaande stappen ben je in staat om ook een Verzuim per duurklasse grafiek maken.
HR dashboard

Nu we in één oogopslag zien waar de uitschieters zitten, kan als vervolgstap een deepdive per regio en per leeftijdsklasse gemaakt worden. Bijvoorbeeld in regio Midden, langer dan een jaar, 56 jaar en ouder.

Succes!