Facturatie is voor de meeste ZZP’ers een haat-liefde verhouding. Het is heerlijk om met je product een lach op het gezicht van je klant te toveren. Daar doe je het tenslotte voor. Aan het eind van de maand is het tijd om de facturen de deur uit te doen. De schoorsteen moet roken! Dat doe je wel even in een ochtendje. Maar vlak voor lunchtijd zit je pas op de helft en zie je langzaam ook de middag opgaan aan dit ‘administratief klusje’. Dat moet toch anders kunnen. Inderdaad, met Excel kan dat makkelijker én sneller.
Met behulp van het bovenstaande facturatievoorbeeld laat ik je zien hoe je met dropdowns en formules veel sneller klaar bent en bovendien de kans op fouten op je factuur aanzienlijk vermindert.
Koppelen klantenbestand
Allereerst koppel ik het klantenbestand aan een keuzeveld. Met een dropdown menu kies je uit een voorgedefineerde selectie.
In dit geval de klantnamen uit het klantenbestand. Door de klantnamen te koppelen aan het dropdown menu sluipt er nooit meer een spelfout in. Voorwaarde is dan wel een eenmalige correcte invoer in het klantenbestand.
Het koppelen van het dropdown menu met het klantenbestand is heel eenvoudig. Staand op cel H7, klik onder Data op Gegevensvalidatie.
Dan selecteer je het bereik door rechts bij Bron op het pictogrammetje te klikken (zie hieronder). Ik klik dan op de betreffende KLANTDATA tab en selecteer B7 tot en met B100 te selecteren (opnieuw aan te passen als je klantenbestand groter wordt dan regel 100).
De beste zoekformule
Met de koppeling van het klantenbestand op orde zijn we klaar voor de volgende stap.
Op basis van de geselecteerde klantnaam haal ik met formules de rest van de klantgegevens erbij. Zoals de adresgegevens en het BTW percentage. Ik gebruik hiervoor de INDEX en MATCH formule.
Deze heeft twee grote voordelen in vergelijking met de populaire VLOOKUP formule:
1. INDEX MATCH is sneller, zeker als je zoekt in veel data.
2. INDEX MATCH is flexibeler. Bij het invoegen van een kolom in het zoekbereik, ben je verplicht om je VLOOKUP aan te passen. Je geeft namelijk een harde verwijzing uit welke kolom je een waarde terug wilt hebben. Hier heb je met INDEX MATCH geen last van.
Om de cel H8 (T.a.v.) op te zoeken gebruik ik: =(INDEX(KLANTDATA!D:D;MATCH($H$7;KLANTDATA!B:B))
De MATCH formule
Laten we het laatste stukje van die formule bekijken, de MATCH formule: =MATCH($H$7;KLANTDATA!B:B)
Als ik met de waarde van H7 (‘De Contentspecialist’) zoek in kolom B van het klantenbestand, dan vind ik een match in rij 9. De uitkomst van deze formule is 9.
De INDEX formule
Als ik vervolgens met die uitkomst, waarde 9, zoek in kolom D met de INDEX formule: =(INDEX(KLANTDATA!D:D;9)) dan vind ik de waarde Dhr. Krijgsman.
Om het variabel te houden, zet ik in de INDEX formule, op de plek van de waarde 9, de MATCH formule. Voor de volledigheid voeg ik nog een foutafhandeling toe. Mocht er een error ontstaan, dan geeft de formule een spatie terug: =IFERROR(INDEX(KLANTDATA!D:D;MATCH($H$7;KLANTDATA!B:B));””)
Om de flexibiliteit van de formule te testen, voeg ik in het klantenbestand een kolom toe vóór kolom D.
De formule verandert netjes automatisch mee!
Op dezelfde manier vul ik de rest van de velden. Om adres en huisnummer samen te voegen, gebruik ik twee INDEX MATCH formules achter elkaar en plaats ik &” “& ertussen.
Voor partno (artikelnummer) in cel X7, gebruik ik weer een dropdown menu dat gekoppeld is aan de tab met artikelen. Voor de resterende velden gebruik ik weer INDEX MATCH.
Factuurgegevens
Om de factuurgegevens te genereren, gebruik ik ook formules.
Factuurnummer: =YEAR(TODAY())&IF(MONTH(TODAY())<10;”0″&MONTH(TODAY());MONTH(TODAY()))&”-“&MAX(Factuuroverzicht!Q:Q)+1
Opgeknipt in stukjes.
Huidige jaar:
=YEAR(TODAY())&IF(MONTH(TODAY())<10;”0″&MONTH(TODAY());MONTH(TODAY()))&”-“&MAX(Factuuroverzicht!Q:Q)+1
Huidige maand, bij de eerste 9 maanden wil ik een nul voorafgaand:
=YEAR(TODAY())&IF(MONTH(TODAY())<10;”0″&MONTH(TODAY());MONTH(TODAY()))&”-“&MAX(Factuuroverzicht!Q:Q)+1
Uit het factuuroverzicht pak ik het hoogste nummer, alleen kijkend naar de laatste vier cijfers (kolom Q) en tel ik daar 1 bij op voor een uniek nummer:
=YEAR(TODAY())&IF(MONTH(TODAY())<10;”0″&MONTH(TODAY());MONTH(TODAY()))&”-“&MAX(Factuuroverzicht!Q:Q)+1
Voor de factuurdatum gebruik ik de datum van vandaag: =TODAY()
Voor de vervaldatum tel ik 30 dagen op bij de factuurdatum: =AN8+30
Als laatste stap ga ik de opgehaalde informatie op de factuur zetten. Dat doe ik door middel van celverwijzing. Bijvoorbeeld in cel C18 zet ik =H7.
De voetnoot bouw ik op met behulp van bovenstaande technieken.
Met een druk op de Visual Basic knop voeg regel toe zet ik een artikel op de factuur. Om een factuurregel in het factuuroverzicht te zetten, gebruik ik de Visual Basic knop maak factuur, pakbon. Een volgende keer vertel ik meer over Visual Basic.
Zonder Visual Basic selecteer je het factuurgebied en print je de factuur naar PDF. Klaar om digitaal te versturen.
Met het gebruik van dropdown menu’s en een paar simpele formules hoef je niets meer handmatig in te tikken door alleen broninformatie te gebruiken. Is dat administratief klusje af voordat je het weet en met betrouwbare broninformatie heb je gegarandeerd correcte facturen.
Succes!
