Categorie: Uncategorized

Categorieën
Uncategorized

Hoe kun je Efficiënt gegevensmigreren naar Excel?

Situatie

Stel je voor: je staat voor de taak om enorme hoeveelheden data naar Excel te migreren. Het handmatig invoeren van al deze gegevens is tijdrovend en je zoekt naar een snellere en efficiëntere oplossing. Gelukkig is er een alternatief dat het overwegen waard is: automatische migratie of gegevensomzetting naar Excel.

Het handmatig invoeren van data kan ontmoedigend zijn. Het kost niet alleen veel tijd, maar vergroot ook het risico op menselijke fouten. Het is frustrerend om kostbare tijd te besteden aan het controleren en corrigeren van fouten die tijdens het invoerproces zijn gemaakt. Gelukkig bestaat er een manier om deze uitdagingen te overwinnen.

Overweeg de mogelijkheid van automatische migratie of gegevensomzetting naar Excel. Dit bespaart niet alleen veel tijd, maar vermindert ook het risico op menselijke fouten. Daarnaast biedt gegevensomzetting naar Excel talloze voordelen die je werk aanzienlijk gemakkelijker zullen maken.

Waarom?

Het eerste argument voor gegevensomzetting naar Excel is tijdsbesparing en het verminderen van menselijke fouten. Automatische migratie van data naar Excel is een uitstekende manier om tijd te besparen. In plaats van urenlang gegevens handmatig in te voeren, kunnen geautomatiseerde processen de klus binnen enkele minuten of zelfs seconden klaren. Dit stelt je in staat om je kostbare tijd te besteden aan andere belangrijke taken.

Bovendien vermindert automatische migratie het risico op menselijke fouten aanzienlijk. Terwijl handmatige invoer gevoelig is voor typefouten en andere vergissingen, kan automatisering de nauwkeurigheid van gegevens verbeteren. Dit betekent dat je kunt vertrouwen op de betrouwbaarheid van de gegevens die naar Excel zijn gemigreerd.

Het tweede argument is de gemakkelijke gegevensanalyse en -beheer die Excel biedt. Gegevensomzetting naar Excel opent de deur naar een breed scala aan analysemogelijkheden. Je kunt formules, grafieken en draaitabellen gebruiken om inzichten uit je gegevens te verkrijgen. Dit stelt je in staat om trends, patronen en afwijkingen te identificeren die anders moeilijk te ontdekken zouden zijn.

Bovendien biedt Excel een krachtige set tools voor gegevensbeheer. Je kunt gegevens sorteren, filteren en groeperen op verschillende criteria. Dit helpt je om je gegevens effectief te organiseren en specifieke informatie gemakkelijk te vinden. Door je gegevens naar Excel om te zetten, creëer je een flexibel en intuïtief platform voor gegevensanalyse en -beheer.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op

Het derde argument is de toegankelijkheid van Excel voor verschillende gebruikers en toepassingen. Excel is wijdverspreid en wordt gebruikt in verschillende branches en functiegebieden. Door je gegevens naar Excel te migreren, maak je ze toegankelijk voor een breed scala aan gebruikers en toepassingen. Of het nu gaat om financiële analyses, rapportage, planning of andere zakelijke activiteiten, Excel biedt een gemeenschappelijke basis waarop gegevens kunnen worden gedeeld en geïnterpreteerd.

Bovendien kan Excel naadloos worden geïntegreerd met andere tools en systemen. Je kunt gegevens importeren en exporteren vanuit verschillende bronnen, zoals databases en externe applicaties. Dit vergroot de veelzijdigheid van je gegevens en maakt het mogelijk om ze te gebruiken in combinatie met andere tools en processen.

Conclusie

Concluderend is gegevensomzetting naar Excel een krachtige oplossing die efficiëntie en bruikbaarheid mogelijk maakt. Met automatische migratie bespaar je tijd en minimaliseer je het risico op menselijke fouten. Excel biedt een breed scala aan analysemogelijkheden en gegevensbeheertools, evenals toegankelijkheid voor verschillende gebruikers en toepassingen. Overweeg dus de voordelen van Excel en maak gebruik van deze krachtige tool om je werk te vereenvoudigen en verbeteren.

Categorieën
Uncategorized

Bespaar tijd en moeite met de mailfunctie van Excel

Het versturen van e-mails kan een tijdrovend en frustrerend proces zijn, vooral als je regelmatig veel e-mails moet versturen. Gelukkig biedt Excel een handige oplossing: de mailfunctie. Hiermee kun je e-mails rechtstreeks vanuit Excel verzenden, wat veel tijd en moeite bespaart.

Excel en Outlook zijn twee krachtige tools die op veel verschillende manieren kunnen worden gebruikt. Door Excel en Outlook samen te gebruiken, kun je nog meer voordelen behalen. Zo kun je bijvoorbeeld e-mails verzenden vanuit Excel zonder Outlook te openen en alle gegevens handmatig in te voeren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op fouten.

Een ander voordeel van het gebruik van Excel is personalisatie. Met Excel kun je gegevens analyseren en sorteren op basis van specifieke criteria. Hierdoor kun je gegevens personaliseren en e-mails verzenden die specifiek zijn afgestemd op de ontvanger. Dit is een krachtige manier om je e-mailmarketingstrategie te verbeteren en je klanten beter te bedienen.

Een ander groot voordeel van Excel en Outlook is dat je bulk e-mails kunt verzenden. Hierdoor kun je in één keer meerdere e-mails versturen naar verschillende ontvangers. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook het risico op fouten bij het handmatig verzenden van individuele e-mails.

Bovendien bieden Excel en Outlook geavanceerde automatiseringsmogelijkheden. Met behulp van VBA of de ingebouwde macrofunctie van Excel, kun je complexe workflows en scripts ontwerpen die e-mails verzenden op basis van specifieke triggers of criteria. Hierdoor kun je tijd besparen en de efficiëntie verhogen.

Ten slotte kunnen Excel en Outlook worden gebruikt om gegevens uit verschillende bronnen te integreren en te analyseren. Zo kun je klantgegevens verzamelen uit verschillende Excel-bestanden en deze samenvoegen tot één centrale database. Vervolgens kun je deze gegevens gebruiken om gerichte e-mails te verzenden naar specifieke klanten.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op

Nu vraag je je misschien af waarom je Excel zou gebruiken in plaats van e-mailmarketingprogramma’s zoals Mailchimp. Hoewel beide programma’s kunnen worden gebruikt om e-mails te verzenden, zijn er enkele situaties waarin je de voorkeur zou kunnen geven aan de mailfunctie van Excel boven Mailchimp.

Ten eerste kan het versturen van e-mails vanuit Excel handig zijn als je al veel gegevens in een Excel-bestand hebt staan en je geen extra programma wilt gebruiken om e-mails te verzenden. Door de ingebouwde mailfunctie van Excel te gebruiken, kun je snel en gemakkelijk e-mails versturen zonder dat je hoeft over te schakelen naar een ander programma.

Ten tweede kan het gebruik van Excel voor e-mailmarketing voordeliger zijn dan het gebruik van een betaalde dienst zoals Mailchimp. Als je alleen af en toe e-mails verstuurt naar een beperkt aantal ontvangers, kan het gebruik van Excel kosteneffectiever zijn dan het gebruik van een betaalde e-mailmarketingdienst.

Tot slot biedt het gebruik van Excel voor e-mailmarketing ook meer controle over het proces en de gegevens. Met Excel kun je bijvoorbeeld precies bijhouden welke e-mails zijn verzonden en welke ontvangers hebben gereageerd op je e-mails. Dit is vooral handig als je e-mails verstuurt voor zakelijke doeleinden, waarbij je de communicatie met klanten en prospects nauwkeurig wilt bijhouden.

Kortom, als je op zoek bent naar een snelle en gemakkelijke manier om e-mails te verzenden, is de mailfunctie van Excel zeker het overwegen waard. Het biedt efficiëntie, personalisatie, bulk e-mails, automatisering en data-integratie, terwijl het ook kosteneffectief kan zijn voor kleine bedrijven en individuen. Natuurlijk zijn er ook situaties waarin een professionele e-mailmarketingdienst zoals Mailchimp meer geschikt is, maar het gebruik van Excel voor e-mailmarketing kan zeker een waardevolle toevoeging zijn aan je workflow.

Categorieën
Uncategorized

Hoe je snel en efficiënt gegevens kunt scrapen in Excel

Als je aan een project werkt waarvoor je veel gegevens nodig hebt, kan het verzamelen van deze gegevens veel tijd en moeite kosten. Gelukkig bestaat er een oplossing waarmee je tijd kunt besparen en efficiënter kunt werken: scraping in Excel.

Met scraping in Excel kun je gegevens van websites ophalen en deze integreren in Excel, waardoor je tijd bespaart en productiever kunt werken. Door scraping kun je grote hoeveelheden gegevens in één keer ophalen en automatisch verwerken in Excel. Dit betekent dat je geen tijd meer hoeft te besteden aan het handmatig kopiëren en plakken van gegevens, wat veel tijd kan besparen.

Een ander voordeel van scraping in Excel is de flexibiliteit die het biedt. Je kunt specifieke gegevens selecteren en verzamelen die relevant zijn voor jouw project, waardoor je gericht kunt werken. Dit betekent dat je niet langer hoeft te zoeken naar de juiste gegevens in een grote hoeveelheid informatie, maar dat je direct de informatie kunt ophalen die je nodig hebt.

Scraping in Excel maakt het ook gemakkelijk om gegevens up-to-date te houden. Je kunt automatische scraping-routines instellen waarmee je de gegevens regelmatig kunt bijwerken, waardoor je altijd over de nieuwste en meest relevante gegevens beschikt. Dit is vooral handig als je werkt met gegevens die regelmatig worden bijgewerkt, zoals prijzen of voorraadniveaus.

Hieronder vind je een eenvoudige handleiding over hoe je scraping in Excel kunt toepassen:

  1. Identificeer de website(s) waarvan je gegevens wilt ophalen.
  2. Bepaal welke specifieke gegevens je nodig hebt voor jouw project en noteer deze.
  3. Kies een geschikte scraping tool en download deze.
  4. Open Excel en maak een nieuw werkblad aan.
  5. Klik op het tabblad “Gegevens” en selecteer “Van web”.
  6. Voer de URL van de website in waarvan je gegevens wilt ophalen en klik op “OK”.
  7. Selecteer de gegevens die je wilt ophalen en klik op “Importeren”.
  8. Stel, indien nodig, de scraping tool in om meerdere pagina’s op dezelfde manier op te halen.
  9. Zorg ervoor dat de geïmporteerde gegevens in de juiste kolommen en rijen staan.
  10. Bewerk de gegevens indien nodig voor jouw specifieke doeleinden.
Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op

Het is wel belangrijk om te benadrukken dat er wel enige technische kennis vereist is om scraping in Excel toe te passen. Er zijn verschillende tools beschikbaar die je hierbij kunnen helpen, maar het kan zijn dat je enige programmeerkennis nodig hebt om deze tools optimaal te benutten.

Als laatste is het belangrijk om te benadrukken dat je met scraping in Excel de gegevens direct kunt bewerken voor je eigen doeleinden. Dit betekent dat je de gegevens kunt aanpassen aan jouw specifieke behoeften en deze direct kunt gebruiken voor jouw project.

Dit kan veel tijd besparen, omdat je niet langer de gegevens handmatig hoeft te bewerken. Kortom, als je op zoek bent naar een snelle en efficiënte manier om gegevens te verzamelen, dan is scraping in Excel een uitstekende optie. Het stelt je in staat om gegevens snel en gemakkelijk op te halen en te verwerken, en biedt je de flexibiliteit om specifieke gegevens te selecteren en te verzamelen die relevant zijn voor jouw project. Door automatische scraping-routines in te stellen kun je de gegevens ook up-to-date houden, waardoor je altijd over de nieuwste en meest relevante informatie beschikt. Probeer het eens uit en ontdek zelf hoeveel tijd en moeite je kunt besparen met scraping in Excel!

Categorieën
Uncategorized

Visual Basic for Applications; wat zijn de mogelijkheden?

VBA is een krachtige programmeertaal specifiek ontwikkeld voor het automatiseren van taken in Microsoft Office-toepassingen, zoals Excel, Word en PowerPoint. De taal biedt toegang tot de functies en objecten van deze toepassingen, waardoor het mogelijk is om specifieke taken te automatiseren via macro’s en scripts.

Waarom VBA gebruiken?

VBA gebruik je omdat je taken kan automatiseren, denk aan beveiligingen realiseren, planningen genereren, andere bestandsformaten genereren en het importeren van gegevens en op maat gemaakte formules kan bouwen die niet standaard in Excel toepasbaar zijn. Dit zorgt ervoor dat je tijd gaat besparen en efficiënt te werk kan gaan met Excel. Hierdoor is er meer mogelijk, dan je in eerste instantie zou denken.

Automatiseren van taken

VBA biedt de mogelijkheid om taken te automatiseren die veel handmatige stappen vergen of die regelmatig moeten worden herhaald. Bijvoorbeeld, als je regelmatig een rapport moet genereren met de verkoopcijfers van de afgelopen week, kun je dit proces automatiseren met VBA. Daarnaast ook het beveiligen, genereren van een planning, andere bestandsformaten genereren en importeren van gegevens. Hierdoor bespaar je tijd en voorkom je fouten die kunnen ontstaan bij handmatig invoeren van gegevens.

Op maat gemaakte formules

Met VBA kun je ook formules schrijven die niet standaard beschikbaar zijn in Excel. Hierdoor kun je specifieke berekeningen uitvoeren die aansluiten bij de specifieke behoeften van je bedrijf. Bijvoorbeeld, als je de kosten van een product wil berekenen, inclusief verzendkosten, kun je dit doen door een formule te schrijven die deze berekening uitvoert.

Gebruikersinterface

VBA kan ook gebruikt worden om gebruikersinterfaces te ontwikkelen, zoals pop-up vensters en knoppen. Hierdoor wordt de gebruikerservaring verbeterd en worden gebruikers gestimuleerd om de software actiever te gebruiken. Bijvoorbeeld, als je een knop wilt toevoegen aan een Excel-werkblad waarmee de gebruiker een rapport kan genereren, kun je dit realiseren met VBA.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op

Hoe werkt VBA?

Hieronder een korte uitleg over de opbouw van een VBA-script.

Opening van het script: Het script wordt geopend door het gebruik van type functies, zoals “Sub”, “Public Function” of “Private Function”. Deze functies geven aan wat voor soort script het is en of het zichtbaar is voor andere programma’s of alleen voor het programma waar het script is geschreven.

Declareren van variabelen: Variabelen kunnen worden gedeclareerd om gegevens op te slaan en te verwerken in het script. Dit gebeurt meestal aan het begin van het script.

Het script: Hier worden de acties gedefinieerd die het script moet uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld het automatiseren van berekeningen of het manipuleren van gegevens in een werkblad.

Sluiten van het script: Het script wordt afgesloten met een “End Sub” of “End Function” statement.

Voorbeeld script in VBA:

Sub EenvoudigeSom()

‘Declareren van variabelen

Dim getal1 As Integer

Dim getal2 As Integer

Dim som As Integer

Dim nextEmptyRow As Long

‘Invoeren van waarden voor variabelen

getal1 = InputBox(“Voer een eerste getal in:”)

getal2 = InputBox(“Voer een tweede getal in:”)

Berekenen van de som van beide getallen

som = getal1 + getal2

‘Vind de eerstvolgende lege rij in kolom B, beginnend bij rij 13

nextEmptyRow = 13

Do Until ThisWorkbook.Sheets(“Sheet1”).Cells(nextEmptyRow, 2).Value = “”

nextEmptyRow = nextEmptyRow + 1

Loop

‘Weergave van de som in de eerstvolgende lege cel in kolom B van het werkblad

ThisWorkbook.Sheets(“Sheet1”).Range(“B” & nextEmptyRow).Value = som

End Sub

Hoe VBA leren?

Er zijn veel online hulpmiddelen beschikbaar voor het leren van VBA, zoals video-tutorials, forums en blogs. Daarnaast zijn er ook boeken en cursussen beschikbaar die specifiek gericht zijn op VBA en Microsoft Office-toepassingen. Om er het meeste uit te halen, is het belangrijk om de basisprincipes van programmeren te begrijpen en vertrouwd te raken met de Visual Basic-taal. Hierdoor kun je complexere macro’s en scripts schrijven en nog meer tijd besparen met VBA.

Conclusie

VBA is een zeer krachtige programmeertaal die specifiek ontwikkeld is voor het automatiseren van taken in Microsoft Office-toepassingen. Het biedt enorme tijdwinst en extra functionaliteiten en is eenvoudig te leren via online hulpmiddelen of cursussen. Dankzij de mogelijkheid om specifieke taken te automatiseren, kun je op een efficiëntere manier werken en nog meer tijd besparen.

Wil je jouw processen ook automatiseren of verbeteren in Excel met VBA? Dan kun je contact met ons opnemen via deze pagina:Contact.

Categorieën
Uncategorized

Wat zijn de mogelijkheden in Excel om te zoeken in een tabel naar gegevens?

De mogelijkheden om in Excel te zoeken naar gegevens in een tabel zijn eindeloos. Een van de krachtigste methoden is de INDEX MATCH MATCH-functie (Nederlandse versie: INDEX VERGELIJKEN VERGELIJKEN). Deze functie is een combinatie van de INDEX en MATCH functies en maakt het mogelijk om gegevens te zoeken met meerdere zoekcriteria.

De INDEX-functie geeft de waarde van een specifieke rij of kolom terug, terwijl de MATCH-functie de plaats aangeeft van een specifieke waarde. Door deze twee functies samen te gebruiken, kun je de waarde vinden die voldoet aan meerdere zoekcriteria. Dit doe je door eerst de plaats van de zoekwaarden te bepalen met de MATCH-functie en vervolgens de waarde te vinden met de INDEX-functie.

Bijvoorbeeld, stel je hebt een tabel met productgegevens, zoals productnaam, kleur, grootte en prijs. Als je de prijs van een specifiek product wilt weten, kun je de INDEX MATCH MATCH-functie gebruiken. Als je bijvoorbeeld de prijs van een zwarte schoen wilt zoeken, dan zou de formule er als volgt uitzien:

Methode 1:

=INDEX(E10:E13;MATCH(B16;B10:B13;0);MATCH(C16;C10:C13;0)).

Methode 2:

=INDEX(E10:E13;MATCH(B16&C16;B10:B13&C10:C13;0)).

Voor wie op zoek is naar een moderne en vereenvoudigde oplossing, is er XLOOKUP (Nederlandse versie: X.ZOEKEN). XLOOKUP is beschikbaar vanaf Microsoft Excel 365 en is niet beschikbaar in eerdere versies. De syntax voor XLOOKUP is: =XLOOKUP(zoekwaarde, tabel of bereik, resultaat kolom of -bereik, [default waarde], [match modus]). Een voorbeeld van de XLOOKUP formule voor de bovengenoemde situatie is:

Methode 3:

=XLOOKUP(B16&C16;B10:B13&C10:C13;E10:E13;””;0;1).

In beide gevallen bieden INDEX MATCH MATCH en XLOOKUP een krachtige manier om gegevens te zoeken in Excel, met meerdere zoekcriteria en bij grote hoeveelheden gegevens.

Categorieën
Uncategorized

Breng leegstand in kaart met interactieve grafiek in Excel

Je bent net begonnen als adviseur ruimtelijke ordening. De eerste opdracht is het in kaart brengen van de leegstand bij het lokale winkelcentrum. Na weken wachten heb je dan eindelijk een databestand in Excel. Net op tijd, want over twee dagen mag je een eerste update geven aan de stakeholders. Het liefst wil je iets interactiefs waarbij de betrokken partijen zelf gemakkelijk doorsnedes kunnen maken.

In deze blog laat ik je zien hoe je met behulp van een draaitabel en slicers, snel en simpel een interactief overzicht en een grafiek maakt.

Dit is het databestand wat je hebt gekregen.

En dit is het interactief overzicht waar we naar toewerken, met aan de linkerkant de slicers waarmee makkelijk gefilterd kan worden.

Databewerking

In het databestand staat in kolom G het bouwjaar. Het is niet handig om alle bouwjaren als filteroptie te geven in de slicer. De  lijst met mogelijkheden zou superlang worden. Daarom voegen we een kolom toe en maak je er categorieën van met behulp van de volgende formule:

=IF(ISBLANK(G2);”Onbekend”;IF(G2<1945;”<1945″;IF(G2<1970;”1945-1970″;IF(G2<1990;”1970-1990″;IF(G2<2010;”1990-2010″;”>2010″)))))

Verder ziet het bestand er goed uit.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op
Visualisatie

Met behulp van een draaitabel gaan we het interactief maken. De slicers kan je namelijk alleen gebruiken in combinatie met een draaitabel. Allereerst selecteren we de data in het databestand, kolom A t/m L. Dan via de menuknop invoegen, kies je voor draaitabel.

Klik ok op het volgende venster om de draaitabel op een nieuw werkblad te zetten.

Je krijgt daarna het volgende te zien op je werkblad.

De velden uit het datawerkblad kan je nu in kolommen en rijen weergeven. Ook kan je, indien nodig, waarden totaliseren door velden naar het venster rechtsonder te slepen (values). We slepen  Onderneming_branche in de rij en tellen Pand_straatnaam in de values.

Als Excel standaard de waarden totaliseert (sum), dubbelklik dan  op het veld in de values, en kies tellen (count).

Nu zien we in één oogopslag hoeveel leegstand we hebben. We missen alleen nog een mooie visualisatie om dit in verhouding te zien. Door met de cursor in de draaitabel te staan, kies je voor invoegen draaigrafiek.

De volgende grafiek verschijnt dan.

Dit geeft al mooi weer hoe de verhouding zijn, maar het kan nog beter. Met rechtermuisknop in de grafiek, kies ik voor een circeldiagram. Bovenaan kies ik eerst voor style 3 en daarna voor style 6.

Door deze volgorde te kiezen heb ik gelijk ook percentages in de donut staan.

Ik wil ook graag de waarden uit de draaitabel er in terugzien. Door te dubbelklikken op een van de percentages in de grafiek verschijnt er rechts een venster met opties. Ik kies ook voor value en de scheid de waarden door een nieuwe regel.

Verder pas ik de titel aan door er op te dubbelklikken.

Detailinformatie

In de volgende stap maken we een overzicht met meer details. Je kopieert en plakt de draaitabel naar cel N4 voor meer ruimte in het Excel werkblad. De grafiek sleep je daaronder.

De ene draaitabel begint nu op D4 en de andere in N4. In de draaitabel in D4, selecteer je de volgende velden voor in de rijen:
Eigenaar_Soort, Onderneming_Branch, Pand_Straatnaam, Pand_Huisnummer, Pand_Huisnummer_toevoeging, Pand_Bouwjaar, Locatus_Branch en Contactgegevens pandeigenaar.

Ook kunnen de headers wat klantvriendelijker gemaakt worden in regel drie.

Interactieve filters

Als laatste stap gaan we de interactieve filters toevoegen: de slicers. Filteren op straatnaam, bouwjaarcategorie,  type eigenaar en op Onderneming branche, geven het meeste inzicht.

De slicers zet je netjes onder elkaar in de eerste drie kolommen. Het aanpassen van de naam kan via Slicer Settings (rechtermuisknop). Vink dan gelijk ‘items verbergen zonder data’ aan. Dit zorgt ervoor dat je geen ‘lege’ knoppen krijgt.

Als je in de draaitabel staat en vervolgens klik op Filter Connections, dan zie je welke slicers verbonden zijn met de draaitabel. Als het goed is met alle vier.

Om de slicers ook te verbinden met de draaitabel in N4 met zijn bijbehorende grafiek, gaan we in de de draaitabel (N4) staan en klikken via Filter Connections ook bovenstaande vier slicers aan.

Het resultaat

Als je nu op ‘leegstand’ klikt in de bovenste slicer, dan wordt zowel de detailinformatie gefilterd als de grafiek. Ook zie je dat de keuzes in de andere slicers meebewegen met je eerst keuze. Zo kan je bijvoorbeeld in de tweede slicer alleen maar verder kiezen uit de Institutionele en Particuliere belegger. Simpelweg omdat dit de twee type eigenaren zijn met leegstand.

In dit voorbeeld heb ik voor een prettige weergave de grafiek over de draaitabel in N4 heen gesleept.In het detailoverzicht heb je verder direct de belangrijkste informatie beschikbaar en kan je gelijk in actie komen door de betreffende pandeigenaar te benaderen voor meer informatie.

De visualisatie voegt in deze filtering niet zoveel toe, maar wel als je bijvoorbeeld alleen filtert op de bouwjaren 1990-2010 in de Ferdinand Bolstraat. Dan zie je gelijk dat de selectie slechts twee branche categorieën heeft.

Je kan in dezelfde slicer ook meerdere waarden selecteren. Dat doe je door eerst de multi-select aan te zetten met de groene vinkjes. Filtering weer ongedaan maken, doe je met het kruisje bij de filter helemaal rechts van de slicer.

Nu ben je in staat om zelf je volgende draaitabel met interactieve grafiek te maken.

Succes!

Categorieën
Uncategorized

Meer inzicht in je maandelijkse marges met Excel

Met je draadloze headset ben jij als oplosser van problemen de hele dag in gesprek met mensen. Detachering of werving & selectie, jij zorgt voor de juiste mensen op de juiste plaats. ’s Avonds zit je op je gemak nog even in Excel de administratie te doen. Doordat je alles strak elke dag bijwerkt, heb je een goed overzicht in de marges per consultant, maar wat zijn eigenlijk je marges voor de komende maanden?

Met behulp van het onderstaande voorbeeld laat ik je zien hoe je in een drietal eenvoudige stappen een prognose kan maken van je marges voor de komende maanden.

De basis op orde

De linkerkant, tot en met kolom K, bestaat uit basisgegevens.

Vanaf kolom L zijn de meeste kolommen berekend om uiteindelijk de gemiddelde marge per maand te berekenen in kolom R.

Het uurloon wordt berekend door het salaris te delen door het (maximaal) gemiddeld aantal werkuren per maand van 173,33 uur. Het tarief wordt berekend door het uurloon te vermenigvuldigen met de opslagfactor in kolom I.

In kolom Q hanteer ik een vast gemiddeld aantal werkuren van 150 in de maand om de gemiddelde marge per maand te bereken in kolom R (kolom P x kolom Q). Dit getal kan je natuurlijk zelf naar eigen inzicht aanpassen.

De formule in kolom N telt het aantal dagen, op basis van kolom K, bij de Datum in dienst om tot de Datum uit dienst te komen:
=IF((J11+(K11/8)*(7/5)/(Q11/173))=0;””;(J11+(K11/8)*(7/5)/(Q11/173)))
Eerst gaan we naar dagen door K11 door 8 uur te delen en dat vermenigvuldigen we met de “werkdagen factor” (Q11/173).

De kostprijs wordt berekend door het uurloon te vermenigvuldigen met een overheadsfactor van 1,8. De marge in kolom P is dan het verschil tussen het tarief in kolom M en de kostprijs in kolom O.

Voor het berekenen van de marge voor de werving en selectie activiteiten, wordt de wervingsfee in kolom H vermenigvuldigd met de FTE factor in kolom C. Bij  projecten is dat kolom P x kolom C.

Nu we op een eenduidige manier de marges hebben bepaald per consultant, bepalen we in de volgende stap de marges per maand.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op
Marges per maand per consultant

Voor elke regel gaan we per maand bepalen of daar marge geteld moet worden.

Dat doen we met onderstaande formule voor bijvoorbeeld de maand februari (U11):
=IFERROR(IF(AND($J11<V$10;$N11>U$10);MIN(($N11-U$10)/(U$10-T$10)*$R11;(V$10-$J11)/(U$10-T$10)*$R11;$R11);0);0)

Valt de marge binnen de betreffende maand (is datum in dienst kleiner dan de volgende maand en is de datum uit dienst groter dan de betreffende maand), dan wordt er daarna bepaald voor hoeveel dagen de marge geteld moet worden. Dit doet de formule door te kijken of de gehele maand marge moet worden meegenomen, een deel van de marge op basis van de datum in dienst, of een deel van de marge op basis van de datum uit dienst.

Om het deel van de marge te bepalen, kijkt de formule wat de kleinste waarde oplevert:
=IFERROR(IF(AND($J11<V$10;$N11>U$10);MIN(($N11-U$10)/(U$10-T$10)*$R11;(V$10-$J11)/(U$10-T$10)*$R11;$R11);0);0)

1. Is het verschil tussen de de eerste van de betreffende maand (1 feb) en de datum uit dienst, vermenigvuldigd met het gemiddelde marge van die maand het kleinst? ($N11-U$10)/(U$10-T$10)*$R11

2. Is het verschil tussen de eerste van de opvolgende maand (1 mrt) en de datum in dienst, gedeel door totaal aantal dagen in de in de maand, vermenigvuldigd met het gemiddelde marge van die maand het kleinst? (V$10-$J11)/(U$10-T$10)*$R11

3. Of is het gehele gemiddelde marge bedrag van die maand het kleinst? $R11

Door te zoeken naar de kleinste waarde kom je ‘als vanzelf’ uit of je het deel van de maand vanaf het begin van het contract moet berekenen of juist dat deel van de maand tot en met het einde contract.

Zodra het verschil aan dagen in de eerste twee gevallen boven het totaal aantal dagen in de maand uitkomt, zal dit zorgen voor een hoger berekend gemiddeld marge bedrag en vallen die daardoor af.

Voor U11 kom je dan uit op de volgende waarden:
1. ($N11-U$10)/(U$10-T$10) = 350,3/31)
($N11-U$10)/(U$10-T$10)*$R11 = (350,3/31 * 2582)

2. (V$10-$J11)/(U$10-T$10) = 41/31)
(V$10-$J11)/(U$10-T$10)*$R11 = (41/31 * 2582).

3. $R11 = 2582

Zoekend naar de kleinste waarde vallen de eerste twee opties af in  de vergelijking voor U11.

Marges per maand getotaliseerd

Als laatste stap willen we alle categorieën, Consultants in dienst, Werving en Selectie, ZZP’ers en Projecten, per maand getotaliseerd hebben.

Alles bij elkaar optellen is een mogelijkheid, maar getotaliseerd per categorie biedt natuurlijk het meeste inzicht. Door middel van een SUMIFS formule, kunnen we verschillende criteria opgeven voor het optellen.

Door aan elke categorie een ‘verborgen’ kenmerk mee te geven in kolom S, kan je datzelfde kenmerk weer gebruiken in de formule. Bij de consultants In Dienst zet je dan in witte letters in kolom S ‘detachering’. Op dezelfde manier ‘ws’ voor werving en selectie, ‘zzp’ voor de ZZP categorie en ‘project’ voor Projecten.

De formule voor marge detachering (T45) is: =SUMIFS(T$11:T$42;$S$11:$S$42;”detachering”)
Ik gebruik standaard een SUMIFS formule in plaats van een SUMIF, ook als ik zoals nu maar één criterium gebruik. Mocht het in de toekomst nodig zijn om een criterium toe te voegen, dan staat de formule al in het juiste volgorde format (die afwijkt van de SUMIF). Voor de andere categorieën maak je op dezelfde manier ook de SUMIFS.

Nu zie je precies wat je per categorie aan marges kan verwachten de komende maanden. En op basis van dit overzicht kan je weer nieuwe plannen maken voor de toekomst.

Succes!

Categorieën
Uncategorized

Maak het leven makkelijker met een macro in Excel

Als geslaagd uitbater van de beste broodjeszaak, weet je inmiddels waar je omzet mist. Met de vorige blog heb je namelijk je eigen overzicht gemaakt. Een dervingsdashboard met een heldere splitsing tussen het invoerwerkblad en het werkblad waar informatie wordt bewaard en samengevoegd. Je bent alleen nog elke keer de data handmatig van het ene werkblad naar het andere aan het kopiëren. Dat kan makkelijker.

Hieronder laat ik je zien hoe je met één druk op die knop, data van de ene sheet naar de andere kan laten kopiëren. Daar gebruiken we een macro voor. Dat scheelt veel tijd en voorkomt typefouten.

Wat is een macro?

Een macro is een stukje Visual Basic (VB) code die repetitieve handelingen op een makkelijker manier automatiseert. Zo’n macro kan je vastleggen door toetsaanslagen en muisklikken op te nemen. Microsoft vertaalt die opnamen vervolgens in Visual Basic code. Je kan ook gelijk Visual Basic code invoeren en dat is wat wij gaan doen. Dat klinkt misschien complex en lastig, maar met behulp van onderstaande stappen en voorbeeld code heb je het zo geregeld.

Instellingen

Allereerst selecteer je via Instellingen de juiste optie om gebruik te kunnen maken van macro’s. Sommige virussen maken gebruik van macro’s, dus altijd toestaan is niet verstandig en met nooit toestaan, weet je zeker dat je macro niet gaat werken. De gulden middenweg is niet toestaan met notificatie te selecteren. Met deze optie verschijnt er een keuzevenster zodra je een Excelbestand met macro’s wilt openen.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op
De juiste namen

De VB code verwijst naar de namen van de diverse werkbladen. Als de naam slechts afwijkt door een extra spatie, dan snapt de macro niet meer welk werkblad je bedoelt. Voor het gemak kan je hier  een vereenvoudige versie van het dervingsdashboard downloaden waar je zelf de macro aan kan toevoegen.

Gedefinieerde namen

Om Excel te vertellen welke velden gekopieerd moeten worden zijn er twee manieren. Als het slechts velden uit een tabel zijn, dan kan het via rijnummer en kolomnummer. Maar in ons voorbeeld hebben we ook een viertal velden boven de tabel staan.

Hier gebruiken we gedefinieerde namen voor. Ga naar de menuknop Formules en klik op gedefinieerde namen.

Elke van de vier velden geven we een unieke naam en koppelen we aan de juiste cel. In de VB code kunnen we nu deze veldnamen gebruiken en waardoor Excel exact weet welke cellen bedoeld worden.

Een button met een macro

Om de macro straks te activeren, gebruiken we een button. Download hier vast de code, dan kan je gelijk de macro aan de button verbinden.

Voeg via de menuknop Ontwikkelaar de button toe.

Pas de macronaam aan naar ‘Voerin’ en klik daarna op Nieuw.

Het Visual Basic venster verschijnt nu.

Kopieer de gehele inhoud uit de gedownloade tekstbestand en plak dat over de reeds aanwezige tekst in het rechter venster.

Klik op opslaan. Werkend vanuit het gedownloade Voorbeeld excel.xlsx, zal je een melding ontvangen dat macro’s niet kunnen opgeslagen. Klik op ‘niet opslaan’ om daarna het keuzevenster te krijgen. Selecteer het .xlsm bestandstype.

Als je nu weer naar het venster van het dervingsdashboard gaat, zie je een mooie macro button toegevoegd. De tekst ‘Button 1’ passen we aan door met ctr/control op de knop te klikken. Klik daarna even naast de knop, zodat de button weer actief wordt om de macro te activeren.

Wanneer je nu op de button klikt, zullen de velden naar het volgende werkblad gekopieerd worden!

De visual basic code uitgelegd

Het is natuurlijk fijn dat de macro werkt, maar wat doet die code nou (in grote lijnen)? Eerst terug naar het Visual Basic venster via de menuknop Ontwikkelaar en Visual Basic.

De macro gaat van boven naar beneden door de code heen. Daarom starten we met het declareren van de variabelen.  Dim i As Long: i = 9 geeft aan dat Excel op de 9e regel moet starten. Met de volgende regel verbinden we variabele i met de velden van het eerste werkblad, startend in kolom B. Variabele j gebruiken we voor de velden op het tweede werkblad. Om te voorkomen dat de header op het tweede werkblad wordt overschreven, gebruiken we de + 1 toevoeging bij Row + 1. Met de onderste twee regels declareren we de ‘van’ en ‘naar’ variabelen.

De volgende regels controleren of de velden met gedefinieerde namen gevuld zijn. Zo niet, dan verschijnt er een foutmelding.

Een werkblad kan beveiligd zijn, daarom wordt eerst een standaardprogramma aangeroepen die de beveiliging eraf haalt.

Daarna volgt een loopje dat start wanneer cel B9 gevuld is en eindigt wanneer er geen data meer staat in kolom B. Elke veldnaam van het eerste werkblad wordt gekoppeld aan een veldnaam van het tweede werkblad. De cijfers refereren hier naar de kolom. In de eerste vier regels zie je ook de eerder gedefinieerde velden zoals str_naam.

Als laatste stap beveiligt de macro het tweede werkblad. Niet per se nodig, maar wel makkelijk zodat je kan zien dat de macro zijn werk heeft gedaan.

Door eenmalig wat tijd te investeren in een macro hoef je voor dit dashboard nooit meer handmatig informatie te kopiëren en plakken. En zo creëer je een fijne workflow, die veel minder tijd kost en de kwaliteit van de data waarborgt.

Succes!

Categorieën
Uncategorized

Inzicht in derving met Excel formules en een draaitabel

Als succesvolle horeca ondernemer maak jij zulke lekkere broodjes, dat mensen helemaal van de andere kant van de stad naar jouw zaak komen. Het gaat goed, maar toch heb je het gevoel dat je af en toe wat omzet mist. Je weet alleen niet waar en wanneer.

In drie eenvoudige stappen laat ik je zien hoe je met Excel inzicht krijgt in wat je aan broodjes mist en hoe dat effect heeft op je winst.

Stap 1: Maak elke dag een inventarisatie

Maak in Excel een invoertab waarin je dit gemakkelijk kan invullen zoals in onderstaand voorbeeld. Vanaf B8 tot en met G28 voer je zelf handmatig in elke dag. In kolommen C, D en E de verkopen en in kolom G wat er aan het eind van de dag nog over is.

Met behulp van directe verwijzing halen we de verkoop- en inkoopprijzen in kolom H en I uit tabblad Stuurgegevens erbij.

In tabblad Stuurgegevens staan ook de naam van de medewerkers, die we dan op het eerste tabblad met een dropdown menu kunnen selecteren.

Door eenmalig de prijzen in een apart tabblad te vullen, bespaar je tijd en verminder de kans op typefouten.

Om de kans op foutieve invoer te verminderen, kan je een aantal datumcontroles uitvoeren. Met als uitgangspunt dat elke medewerker maximaal één inventarisatie uitvoert per dag, zoek je in I6 de laatst ingevoerde datum van de betreffende medewerker op in het tabblad DATA. Dit is dan de formule:
=IF(DATA!E4<>””;MAX(IF(DATA!$B$4:$B$5001=$C$3;DATA!$E$4:$E$5001));””)

In E4 en E5 check je op chronologie.
E4: =IF(I6=””;””;IF(C4<=$I$6;”Let op: start ligt op of voor laatst gevonden datum”;””))
E5: =IF(C5<C4;”Einddatum ligt voor startdatum”;””)

Het unieke serienummer in C6 hebben we nodig om eventueel vorig saldo te bepalen. Broodjes die nog over zijn van de vorige dag en goed van kwaliteit zijn om te verkopen. Met de formule in E6 bepalen we het hoogste serienummer van de betreffende medewerker: =MAX(IF(DATA!$B$4:$B$5001=$C$3;DATA!$C$4:$C$5001))

In C6 tellen we daar simpelweg eentje bij op om het uniek te maken.

Michel van Expert Excel

Liever uitbesteden aan Expert Excel?

Met het team Excel specialisten sta ik voor je klaar!

Neem contact op
Stap 2: Verzamel alle gegevens:

 Met de macroknop ‘Sla gegevens op’, worden de gegevens naar het tabblad DATA gekopieerd.

Gelijk verschijnt een datum in I6. Het serie nummer in C6 is verhoogd naar 2 en in E4 staat een waarschuwing.

Op het tabblad DATA zijn de kolommen B tot en met M gevuld via de macro.

Om de blog overzichtelijk te houden, zal ik in de volgende blog het Macro gedeelte uitleggen. Voor nu kan je handmatig de data uit de invoer tab kopiëren om hetzelfde resultaat te bereiken.

Tot en met kolom M staat de handmatig invoer en vanaf kolom O de berekeningen. In kolom O tel je de verkopen over kassa 1 tot en met 3.

In kolom P check je of er nog iets over is van vorige keer. Hier neem je het huidige serienummer en haal je er eentje vanaf om het saldo (kolom S) te bepalen van het betreffende product (en opgenomen door de dezelfde medewerker):
=IF(B4=””;””;IFERROR(INDEX($S$4:$S$5000;MATCH($B4&$C4-1&$F4;$B$4:$B$5001&$C$4:$C$5001&$F$4:$F$5001;0));0))

In kolom Q bereken je wat je verwacht in de ideale situatie zonder derving. Je start met de verkopen als min getal en telt daar de inkopen en het saldo van vorige keer bij op.

In kolom R maak je de vergelijking tussen wat je geïnventariseerd hebt en wat je verwacht.

In kolom S staat een directe verwijzing naar kolom K ter informatie als we in de toekomst ‘Saldo vorige’ willen bepalen.

De omzet in kolom T bereken je door de verkoopprijs in kolom L te vermenigvuldigen met het aantal verkopen in kolom O. De inkoop bereken je door kolom J te vermenigvuldigen met kolom M. Voor derving vermenigvuldig je de inkoopprijs in kolom M met kolom R. Voor de winstbepaling haal je in kolom W de inkoop (U) en derving (V) van de omzet (T) af.

Stap 3: Maak een draaitabel

Met één ingevoerde dag is de derving nog redelijk overzichtelijk maar het liefst wil je dag op dag alles getotaliseerd zien. Een draaitabel biedt de perfecte oplossing.

Selecteer vanaf regel 3 kolom O tot en met W. Klik via Invoegen, op draaitabel.

Klik op het volgende venster op OK, om de draaitabel op een nieuw tabblad te creëren.

Sleep de velden Naam en Startdatum naar ‘rijen’ in het venster aan de rechterkant. Vervolgens sleep je de velden Omzet, Inkoop, Derving en Winst naar ‘waarden’.

In de omschrijving van de velden bij ‘Waarden’ staat hoe er nu getotaliseerd wordt. Dit moet op Som gedaan worden. Met de rechtermuisknop kan je dit aanpassen.

Dat resulteert in het volgende overzicht.

Als laatste stap kan je op het linker pijltje klikken en alleen ‘Dirk’ selecteren in de filter.

Wanneer je morgen een nieuwe dag invoert, ververs je de draaitabel met de laatste data door met rechtermuisknop in de draaitabel te klikken en op verversen te klikken. Nu heb je per dag inzicht in je belangrijkste cijfers.

Met een draaitabel kan je natuurlijk nog veel meer. Wil je na een aantal dagen weten welke producten de meeste derving hebben, dan haal je het veld ‘Startdatum’ uit de rijen en voeg je het veld ‘Product’ toe. Uit de waarden sleep  je verder nog Omzet, Inkoop en Winst weer terug naar boven zodat alleen Derving overblijft.

Nu weet je precies waar op welke broodjes je actie kan ondernemen om derving te verminderen.

Succes!

Categorieën
Uncategorized

Meer leads uit je Telesales met Excel? Twee gouden tips

Telesales medewerer

Als teamlead Telesales geef je graag je (interne) klanten inzicht in hoe effectief er gebeld wordt. Hoeveel leads levert een campagne eigenlijk op en in welke regio’s? Voor jezelf wil je weten wat er op de verschillende dagen gepresteerd wordt en door wie. Zo kan jij bepalen welke toppresteerder de minder presterende medewerker verder kan trainen.

Telesales dashboardMet behulp van het bovenstaande voorbeeld dashboard laat ik je zien hoe je met twee dashboard tips het verschil kan maken. Door het gebruik van een formule om de effectiviteit te bepalen en het toepassen van voorwaardelijke opmaak.

1. Effectiviteitsformule op basis van gemiddelde

Om de effectiviteit te bepalen zijn er vele manieren. Een vergelijking met concrete targets is een van de mogelijkheden. In dit dashboard kijk ik met behulp van een formule of er boven of onder het gemiddelde gepresteerd wordt.

De gebruikte formule van de vervolggesprekken (binnen campagnetijd) in Q39 is:

=IF(E39=””;””;O39-AVERAGE($O$39:$O$44))

Als het totaal aantal gesprekken voor Noord-West (E39), ongelijk is aan ” “, dan halen we van het aantal vervolggesprekken binnen campagne voor Noord-West (O39), het gemiddelde van alle vervolggesprekken binnen de campagne (O39:O44) af.

In cijfers is dat 3 – 1,167 = 1,83  Afgerond 2. Bovengemiddeld dus.

Effectiviteitsformule

Op dezelfde manier bereken ik ook de performance van de calls (bijv J39) en de gemiddelde duur (Y39) binnen campagne.

Voor de performance van de vervolggesprekken in alle campagnes (bijv U39), gebruik ik:
=IFERROR(S39-AVERAGE($S$39:$S$44);0)
Mocht er een error ontstaan, dan plaatsen we een 0.

2. Voorwaardelijke opmaak

Om makkelijk waarde toe te kennen aan de cijfers gebruik ik voorwaardelijke opmaak. Alles wat boven de nul is – bovengemiddeld – moet groen worden. Alles wat lager dan nul is – benedengemiddeld – moet rood worden.

Aangezien we bovenstaande twee ‘regels’ voor alle Performance cijfers gelden, selecteren we in één keer alle betreffende cellen.

Selecteren kolommen

Klik op Voorwaardelijke opmaak, Markeringsregels voor cellen, Groter dan.Voorwaardelijke opmaak kleur groenIn het volgende venster kan je de regel specificeren. Groter dan nul moet een groene tekst krijgen. Die kleur is niet direct kiesbaar, maar wel via Customised Format.

Voorwaardelijke opmaak kleur groen

Klik op Ok en alles boven de nul wordt nu groen. Met de selectie nog steeds in tact, doen we hetzelfde, maar kiezen dan voor Kleiner dan. We vullen weer de nul in en kiezen rood als tekstkleur.

Resultaat voorwaardelijke opmaak

Op een hoger niveau

Als laatste wil ik alleen nog weten wanneer we op alle onderdelen boven of onder het gemiddelde scoren. Voorwaarde opmaak hoger niveauBijvoorbeeld op dagniveau. Allereerst maak ik weer een formule aan om een numerieke waarde te genereren voor cel B26.

De formule: =IF(E26=””;””;IF(AND(J26<0;Q26<0;Y26<0);1;IF(AND(J26>0;Q26>0;Y26>0);2;””)))

Als E26 ongelijk is aan ” ” dan geef ik een 1 als de betreffende cellen allemaal kleiner zijn dan 0. Als alle betreffende cellen groter zijn, dan geef ik een 2. In alle andere gevallen laat ik de cel leeg (” “). Deze formule kopieer ik naar de cellen B12 tot en met B48.

Op basis van de uitkomst van de formule, creëer ik via voorwaardelijke opmaak een groen of rood bolletje. Een groen bolletje bij groter of gelijk aan 2. Een rood bolletje wanneer de waarde kleiner is dan 2 maar groter of gelijk aan 0.

Wanneer er niet eenduidig bovengemiddeld of benedengemiddeld wordt gescoord, wil ik geen bolletje.

Selecteer eerst weer de range, B12 tot en met B48.

Klik op Voorwaardelijke opmaak, Pictogramseries, Meer regels.

Voorwaardelijke opmaak pictogrammen

Voorwaardelijke opmaak specificeren

Samengevat, hebben we door middel van voorwaardelijke opmaak betekenis gegeven aan de cijfers. Nu hebben we op verschillende niveaus direct inzicht in waar er boven en onder gemiddeld gescoord wordt.

Telesales dashboard

Vervolgacties kunnen ondernomen worden. Bijvoorbeeld onderzoeken of de gemiddelde gespreksduur (binnen campagne) in Noord-Oost als voorbeeld kan dienen voor de rest van de regio’s.

Succes!

 

ExpertExcel B.V. | KVK: 69370672 |
085 401 5073 |
06 144 181 27 |
michel@expertexcel.nl