Categorieën
Uncategorized

HR performance verbeteren – hoe doe je dat met Excel?

Je bent een succesvolle HR manager met verschillende regio’s onder je hoede. Onder de maat presterende regio’s is jouw volgende actiepunt. Het verzuim verlagen, het verloop verminderen, het opleidingsniveau verbeteren en de wervingsefficiëntie verhogen.

Waar te beginnen? Je hebt gelukkig wel de data beschikbaar. Dat is al een hele stap. Maar hoe kom je nou van die data naar actiegerichte inzichten?

In deze blog laat ik je zien hoe je met een paar simpele stappen de juiste inzichten krijgt.  We nemen verzuim als voorbeeld. Visualisatie is cruciaal. Daar heeft Excel mooie grafieken voor beschikbaar.

Ons einddoel is een inzichtelijk dashboard te gebruiken bij het volgende management overleg:HR dashboard

Stap 1: Data voorbereiden

We scheiden de brondata van de grafiek data door middel van celverwijzingen.Brondata en Grafiek dataDus in cel K4 verwijzen we naar cel B4 met ‘de formule’ =B4
Dat doen we ook voor de rest van de cellen. In kolom Q voeg ik nog extra data toe die niet uit het bronsysteem komt. De branchecijfers. Door middel van de celverwijzing kunnen nieuwe periodes op dezelfde manier verwerkt worden. Kopiëren en plakken over de oude brondata en voilà bijgewerkte grafieken! Even opslaan onder een nieuwe naam natuurlijk.

Stap 2: Grafieken maken

Selecteer de grafiek data (J3 tm Q8).

Selecteer een 2D kolom grafiek.
2D kolom grafiekZelf heb ik voor stijl 6 gekozen.
Grafiek stijl 6

Stap 3: Grafiek finetunen

Nu hebben we met de basis lay-out een mooi begin, maar nog niet precies wat we willen hebben.
Basis grafiek in ExcelWe willen graag per leeftijdsklasse de verschillend regio’s naast elkaar hebben. Klik hiervoor op verwissel rij/kolom.
Wissel rij/kolomDe grafiekkop typen we zelf wel in Excel. Door Chart title aan te klikken, kan je die met een druk op de delete knop, verwijderen. Hetzelfde geldt voor de legenda onder de kolommen en de waarden van de Y-as. Verder maak ik de grafiek wat minder hoog.
Excel grafiekOm de verzuimpercentages in de kolommen te zien, klikken we op Toevoegen grafiek element. Via diezelfde knop kunnen we onder Gridlines, de lijnen uitzetten. Toevoegen grafiek elementen

Als we de tekst van de percentages wit willen, dubbelklikken we in de grafiek. Rechtsboven komt dan een venster naar voren waar we de tekstkleur kunnen aanpassen.Formatteren grafiektekst

Jammer alleen dat gelijk ook het X-as label wit wordt. Via het format menu van de grafieken kan je links de horizontale as selecteren. Je kan je daarna zoals als hierboven beschreven de tekstkleur van het X-as label aanpassen naar bijvoorbeeld donkergrijs.
selecteren grafiekonderdeelOm de grootte van het lettertype aan te passen gebruik je de gebruikelijke formattools.aanpassen lettertype in grafiek

Dan hebben we nu alleen nog de branche cijfers in een aparte kolom. Daar willen we een gestreepte lijn van maken per regio.
excel grafiekDubbelklik op de laatste kolom. Aan de rechterkant verschijnt weer een venster. Pas de serie aan naar de tweede as met een afstand grootte van 10%.

aanpassen dataseries

Klik vervolgens op de verfemmer en zet de vulling en de border zoals hier rechts. Bij Dashtype kies ik de vierde van boven.selecteren dash type

Dat resulteert in de volgende grafiek:
excel grafiekMet de waarden van de branche geselecteerd, door op de stippellijn te klikken, voegen we weer via Toevoegen Grafiek element een datalabel toe (buiten de kolom). Selecteer de branchewaarden en maak via de format tools de fontkleur zwart. Hiermee verschijnen de waarden weer.

Voor de duidelijkheid vullen we de achtergrond van de branchewaarden met wit en maken we het af met een zwarte grensrand.
achtergrond vullen en grensrand zwart maken

 

Als laatste stap zetten we de grafiek netjes op een apart tabblad.
apart excel tabblad

Met behulp van bovenstaande stappen ben je in staat om ook een Verzuim per duurklasse grafiek maken.
HR dashboard

Nu we in één oogopslag zien waar de uitschieters zitten, kan als vervolgstap een deepdive per regio en per leeftijdsklasse gemaakt worden. Bijvoorbeeld in regio Midden, langer dan een jaar, 56 jaar en ouder.

Succes!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *